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CLIENTE
Costituita nel 1983, Ge.Fi. Fiduciaria Romana Spa si occupa di gestione di Patrimoni
Immobiliari conto terzi. Nel 1984, Ge.Fi.
ha conseguito l’Abilitazione all'esercizio di Attività Fiduciaria necessaria
per poter amministrare Beni di Terzi, attraverso Decreto del Ministero dell'Industria.
Attualmente cura la gestione tecnica, amministrativa e contabile di oltre
20.000 Unità Immobiliari per un valore di circa 2 miliardi di euro ed un monte
canoni annuo di circa 100 milioni di euro, ubicate in otto regioni italiane.
Dall’anno 2004 è entrata a far parte al 100% del Gruppo STI.
ESIGENZE
INFORMATIVE
In qualità di vincitore di uno dei tre lotti
con cui il Comune di Milano ha
suddiviso la gestione completa del proprio patrimonio relativo all’edilizia
residenziale pubblica, Ge.Fi. ha assunto
l’onere della gestione di un totale di circa 382.000 mq. corrispondente a 7473
unità immobiliari, per complessivi 245 edifici, di cui 137 in gestione diretta pari
a circa 351.000 mq. di superficie convenzionale e 108 in condominio, pari a
circa 31.000 mq. di superficie convenzionale. L’incarico acquisito ha imposto
la selezione di uno strumento informatico idoneo ad una gestione integrata del
patrimonio immobiliare. Le problematiche maggiori erano da ricondursi
nell’organizzazione della commessa, che prevedeva diversi uffici periferici che
dovevano fungere da punto di contatto con gli inquilini. Era necessario quindi
dotarsi di un sistema fruibile completamente via Web che consentisse
l’immediata operatività di tutti gli utenti coinvolti. Il sistema doveva
prevedere, inoltre, diversi livelli gestionali al fine di demandare alle sedi
periferiche funzionalità di consultazione dei dati e riservare alla sede
centrale l’elaborazione dei processi più complessi, quali la bollettazione
all’utenza. La particolare tipologia della commessa, legata alla gestione ERP
(Edilizia Residenziale Pubblica), vincolava l’Assuntore a seguire processi
gestionali dettati da normative locali, di conseguenza, il Software ricercato
doveva possedere caratteristiche di forte flessibilità per allinearsi alla
normativa vigente e alle modifiche che nel corso del tempo si sarebbero potuto
riscontrare.
SOLUZIONE
Ge.Fi. ha
individuato nel sistema gestionale ref - building, lo strumento
necessario ai propri obiettivi. La configurazione del Software ha previsto
l’attivazione del modulo Inventario, delle Locazioni, dei Costi, della
Tesoreria e del modulo Facility. Il team di progetto di ideaRE ha affiancato il Committente in tutte le fasi di
avviamento della commessa, dalla migrazione dei dati alle fasi periodiche di
rendicontazione al Comune del lavoro svolto. Il censimento tecnico-anagrafico
del lotto in gestione prevede l’introduzione di AutoCAD nella fase di
importazione automatica, all’interno di ref
– building, delle informazioni inventariali rilevate sul campo, con il
conseguente notevole risparmio di tempo nella restituzione delle informazioni
stesse. Il sistema produce i flussi destinati ad alimentare i sistemi
gestionali in carico al Comune
(quali ad esempio quelli relativi al Fondo Sociale) ed il Comune stesso ha in utilizzo ref
– building per monitorare l’andamento della gestione da parte
dell’Assuntore.
VANTAGGI
I vantaggi associati all’adozione di ref - building sono
riconducibili sia ad una maggiore conoscenza delle informazioni legate agli
immobili in gestione ed ai relativi utilizzatori, che alla pronta
identificazione e controllo di eventuali situazioni anomale ereditate da
gestioni precedenti. La trasparenza nella gestione consente inoltre di
migliorare la comunicazione ed i rapporti tra Comune e cittadino, portando così un sicuro beneficio sui futuri
interventi legati all’edilizia residenziale. La fruibilità via Web
dell’applicativo permette all’amministrazione comunale una notevole autonomia
nella consultazione, direttamente a sistema, degli indicatori e dei parametri
utili alla determinazione dei livelli di servizio sull’andamento della
gestione. La flessibilità dello strumento informatico, infine, ha consentito a Ge.Fi. di produrre precise
rendicontazioni periodiche alla Proprietà.
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