|
CLIENTE
Capitalia S.p.A. è la capogruppo del Gruppo Bancario Capitalia, nato nel 2002 dall'integrazione
di due realtà pre-esistenti: il Gruppo Bancaroma e il Gruppo
Bipop-Carire.
Il Gruppo è stato oggetto di un profondo processo di razionalizzazione organizzativa
e societaria, in particolare, la riorganizzazione completata il 1 gennaio 2006 e
finalizzata al rafforzamento della governance, alla semplificazione dei processi
decisionali ed al perseguimento di sinergie di costi e ricavi, ha comportato la
fusione per incorporazione di Fineco S.p.A. in Capitalia
S.p.A. e la focalizzazione di MCC sulle attività creditizie
più sofisticate. La riorganizzazione ha consentito, inoltre, l’accentramento presso
Capitalia S.p.A. della titolarità del patrimonio immobiliare di
Banca di Roma, Banco di Sicilia, Bipop Carire,
di alcuni immobili di Capitalia Leasing & Factoring utilizzati
dalle suddette banche e delle attività di property e facility management.
ESIGENZE
INFORMATIVE
La riorganizzazione del
Gruppo, completata nel gennaio 2006, ha permesso di costituire Capitalia Solutions, una Newco con il compito di governare i
processi relativi alle attività di acquisto, logistica e servizi immobiliari,
che si affianca alle altre società di servizi del Gruppo Capitalia. La principale problematica da affrontare era
relativa al recupero e alla successiva gestione delle informazioni immobiliari
provenienti dagli istituti bancari confluiti nel Gruppo (Banca di Roma, Banco di
Sicilia, Bipop Carire, MCC e Fineco) ognuno con supporti informatici autonomi e con processi
gestionali relativi al property e al facility differenziati in funzione delle
diverse realtà territoriali. Le informazioni da recuperare ed uniformare erano
relative ai 2.000 sportelli in Italia e all’estero, ai numerosi uffici
direzionali e agli immobili ad uso residenziale di proprietà o in locazione
passiva, per un totale di 28.000 dipendenti occupanti le suddette strutture. Il
software ricercato doveva avere caratteristiche di flessibilità e di facilità
di utilizzo, nonché permettere una fruizione completa via web, data la
parcellizzazione territoriale nella gestione di determinati processi
immobiliari. Il sistema, inoltre, doveva integrarsi, oltre che con Navision per la componente contabile,
con la Intranet di Gruppo, come strumento unico di accesso ad internet; questo
al fine di permettere alle filiali una snella procedura nella segnalazione dei
guasti riscontrati.
SOLUZIONE
ref – building è
stato selezionato come il sistema informatico adatto ad avviare l’ambizioso
progetto nei tempi rapidi richiesti.Il
progetto è entrato a regime dopo pochi mesi dallo start up, anche grazie ad un
affiatato team di lavoro misto, che si è occupato di analizzare e via via
risolvere le diverse criticità che venivano riscontrate analizzando ogni area
gestionale. Le tematiche affrontate hanno riguardato la gestione della
manutenzione, delle foresterie, dei condomini, delle locazioni attive e
passive. Un
analitico sistema di segnalazione dei guasti ha permesso inoltre, attraverso
l’integrazione con la Intranet di Capitalia,
di recepire le segnalazioni da parte delle risorse occupanti le filiali e gli
immobili direzionali, di lavorarle e di smistarle automaticamente verso le
ditte incaricate alla risoluzione; il tutto supportato da un complesso sistema
di reportistica e il massiccio utilizzo di SMS, mail e fax, automaticamente
prodotti e spediti da ref – building.
L’integrazione con il mondo CAD ha permesso, inoltre, di alimentare il sistema
con le informazioni provenienti dalle planimetrie eseguite grazie ai rilievi
effettuati dalle ditte incaricate presso le filiali.
VANTAGGI
I vantaggi nell’adozione di ref – building all’interno di Capitalia sono riferiti principalmente
alla velocità di messa a regime del progetto e alla grande condivisione delle
informazioni immobiliari che oggi si può riscontrare all’interno del Gruppo.
L’adozione di sistemi di messaggistica e di reportistica avanzata consentono ai
diversi building manager di essere collegati costantemente con il mondo
gestionale e di rispondere in modo più rapido alle richieste provenenti dalle
filiali, migliorando la qualità del servizio alla clientela. L’interfaccia
bidirezionale sviluppata tra ref –
building e Navision, il sistema
contabile del Gruppo, permette l’allineamento tra il dato gestionale e il dato
contabile, con particolare riferimento alla gestione del ciclo passivo degli
immobili. L’attivazione del modulo “CAD” di ref – building consente la razionalizzazione degli spazi ed il
ricalcalo corretto delle superfici, anche in funzione della determinazione
economica dei contratti di global services.
|